認真研究探索工程項目檔案管理的規(guī)律和科學(xué)方法，對于提高工程項目科學(xué)管理水平，使之更好地為公路建設(shè)服務(wù)，具有重要的現(xiàn)實意義。

建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)體制

公路工程項目涉及的單位工程項目或單項工程項目較多，檔案形成渠道多，牽涉部門多，專業(yè)性強。為此，必須建立有效的公路工程項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。按照隸屬關(guān)系，將項目檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，明確責(zé)任主體，主要領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，做到項目檔案工作與項目建設(shè)工作同步安排，同步推進，同步檢查。要建立項目檔案工作協(xié)調(diào)機制，加強檔案部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的溝通，及時解決項目檔案工作中遇到的實際問題。

健全檔案管理機構(gòu)

為了確保公路工程項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行，自工程建設(shè)之初，建設(shè)單位檔案部門就要指導(dǎo)幫助督促各承建施工、監(jiān)理單位建立檔案資料室，選派政治素質(zhì)高、責(zé)任心強的人員負責(zé)項目檔案的管理。確因特殊原因檔案機構(gòu)一時難以建立的，必須明確專人負責(zé)項目文件材料的收集、整理和利用工作，并配備安全可靠的檔案保管場所，嚴禁工程文件材料私存亂放。要建立“三參加、四同步”等各項檔案管理制度，確保專、兼職檔案員能夠及時參加重要計劃工作會議及各種重大設(shè)備開箱和工程的竣工驗收工作，以便檔案人員及時收集各種文件材料，防止文件材料散失。

確保檔案的系統(tǒng)、完整和準確

隨著招標制的全面推行，公路工程項目的管理已納入法制化軌道。各承建施工、監(jiān)理單位必須通過嚴格的招、投標，并簽定施工合同后方可進場施工。因此，項目建設(shè)單位的檔案部門要樹立超前意識，不失時機地向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳工程項目檔案的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取把工程文件資料的收集、整理、歸檔納入合同條款，并對竣工圖的編制、形式、費用及檔案管理費用作出明確規(guī)定。這樣，通過雙方簽定合同契約這種法律形式，來有效保證文件材料的完整、準確、系統(tǒng)地歸檔。同時，運用經(jīng)濟手段，是保證項目檔案完整的又一有效措施。建設(shè)單位的檔案部門要主動與財務(wù)部門加強協(xié)調(diào)配合，把項目檔案作為工程結(jié)算的重要依據(jù)之一，提高施工、監(jiān)理單位對項目檔案工作的重視程度。各施工、監(jiān)理單位工程結(jié)算前，必須完成項目檔案的移交歸檔工作，然后持由建設(shè)單位檔案部門開具的檔案移交歸檔證明，方可到工程財務(wù)部門進行工程結(jié)算。

提高案卷整理質(zhì)量

在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，由于公路工程建設(shè)項目各施工、監(jiān)理單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不同，配備的專、兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心參差不齊，雖然大多數(shù)具有較高的文化程度，但熟練掌握檔案專業(yè)知識的人員卻廖廖無幾，他們對立卷的方法和文件材料檔號的編制比較陌生，整理出的案卷質(zhì)量不高，離國家標準尚有一定差距，往往在向建設(shè)單位移交時，還要返工重整，這不僅浪費了大量的人力、物力，頻繁的拆卷還不利于檔案的保護。為此，一方面，工程項目建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)加大對承建施工、監(jiān)理單位檔案工作人員的培訓(xùn)力度，使他們盡快熟悉工程項目檔案分類的方法、檔號的編制、案卷的編目、整理等知識，提高業(yè)務(wù)水平；另一方面，平時要注重對承建施工、監(jiān)理單位檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改；三要切實提高檔案人員的責(zé)任心，杜絕竣工驗收前工程檔案突擊整卷，切實做好日常的立卷工作，保證檔案的齊全、完整，防止因人員調(diào)整、時間過長而引起的資料丟失。